Secretaresse bij Gemeente De Bilt

Publish date

2025-04-18

Closing date

Closed

2025-04-22

Start date

End date

2025-04-30

Function

Secretaresse

Location

Utrecht

Working hours

Not given

Minimaal 36 uur per week

Hourly rate

Not given

Tot €75,- per uur

Education level

MBO+

Not given

Ben jij de ervaren bestuurs- en managementondersteuner die we zoeken? De gemeente De Bilt biedt een unieke kans om tijdelijk bij te dragen aan een leefbare en duurzame gemeenschap. Met jouw organisatorische talent en proactieve houding zorg je voor een soepel verloop van de agenda's van onze wethouders en directie. Reageer nu!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Opdracht Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega. Om al onze taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van onze nieuwe collega zijn wij op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuurs- en managementondersteuning.

Wat ga je doen? Samen met je collega secretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen.

Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met vakinhoudelijke teams in de organisatie.

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je de vergaderstukken klaar en zorgt je dat deze geannoteerd zijn, ontvang je bezoek en regel je facilitaire zaken. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Organisatiebeschrijving

Organisatie

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Gevraagde expertises en competenties

Competenties

Je bent resultaatgericht en je hebt overtuigingskracht;
Je werkt graag samen;
Je neemt graag initiatief en bent oplossingsgericht;
Je bent omgevingsbewust: goed op de hoogte van (in- en externe) ontwikkelingen en van wat er leeft bij alle belanghebbenden; Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9 tot 5 mentaliteit);
Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf, de bestuurder/manager en de omgeving te managen;
Werken onder tijdsdruk vind je geen probleem;
Je kunt uitstekend plannen en organiseren;
Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke besluitvormingsprocessen.

Vereisten en criteria

Je bent een ervaren, assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen.
Je communiceert makkelijk, ook naar collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt.
Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt proactief mee en vooruit, zowel op inhoud als in breedte en diepte.
Je laat je niet snel gek maken en ziet plannen, organiseren en complex agendabeheer als een uitdaging.
Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.

Vereisten / knock-outcriteria

Voldoen aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals benoemd in de uitvraag.
Een afgeronde opleiding op MBO niveau 4 in de richting van directie- en/of managementondersteuning.
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse / managementondersteuner binnen een gemeente of overheidsorganisatie.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie; (25 punten)
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur; (20 punten)
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur binnen een gemeente; (25 punten)
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (omschrijf duidelijk in het cv) (20 punten)
Maximum uurtarief van € 75,00 exclusief BTW / inclusief fee en reiskosten woon-werk. (5 punten)
Uiterlijk beschikbaar per 1 mei 2025 voor minimaal 32 uur per week (5 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

“Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt, mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente De Bilt. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Gemeente De Bilt

8 assignment posted

8 assignments posted

Apply

Secretaresse bij Gemeente De Bilt

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Project categories

Eébel

Account

Contact