Ben jij de ervaren projectleider die de Provinciale Staten van Flevoland helpt bij het verbeteren van de informatievoorziening? Met jouw expertise in informatiemanagement en projectmanagement maak je het verschil. Sluit je aan bij ons griffieteam en draag bij aan een transparanter en efficiënter bestuur! Reageer nu!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Als Projectleider werk je zelfstandig in overleg met het statengriffieteam twee de aanbevelingen uit van het advies “Weg naar vernieuwing”. Het gaat om de aanbevelingen ‘Project digitale toegankelijkheid’ en ‘Project kunstmatige intelligentie’. De overige aanbevelingen van het advies werk je uit in Statenvoorstel voorzien van een globaal plan van aanpak. Het doel is uiteindelijk om de informatievoorziening efficiënter te maken en te moderniseren, zodat de werkdruk voor Statenleden en burgerleden wordt verlaagd én de kwaliteit van het Statenwerk wordt verhoogd.
De uitvoering van het ‘Project digitale toegankelijkheid’ en van het ‘Project kunstmatige intelligentie’ en de uitwerking van de overige aanbevelingen van het advies in een statenvoorstel betekent dat je een solide basis legt met fundamentele verbeteringen, terwijl je tegelijkertijd ook de ruimte moet nemen voor een verkenning van innovatieve oplossingen. Dit zorgt ervoor dat je de vernieuwingen duurzaam doorvoert en goed integreert in de bestaande structuren.
Het advies “Weg naar vernieuwing” bestaat uit twee hoofddelen, elk hoofddeel bestaat uit een aantal projecten:
Deel 1: Basis voor groei Dit deel richt zich op de stappen die nodig zijn om een basis te creëren voor toekomstige verbeteringen en innovaties. Het omvat vier projecten:
Project Digitale Toegankelijkheid: Aanbevelingen voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de website Stateninformatie.nl, inclusief verbeterde navigatie, optimalisatie van teksten, verhoogd kleurcontrast en training voor griffie medewerkers. Deze aanbeveling voer je concreet uit.
Project Informatieveiligheid en Privacy: Maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen, zoals toegangsbeheer, inventarisatie van rollen en autorisaties, en bewustwordingstrainingen. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
Project Informatiebeheer en Archiveren: Aanbevelingen voor een gestructureerd archiveringsbeleid, onderzoek naar de verplichtingen vanuit de nieuwe Archiefwet en de impact daarvan, onderzoek naar archiveringslocaties, en afspraken over het ontsluiten van openbare data in het kader van de Wet open overheid (Woo). Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
Project Efficiënte onderlinge Communicatie binnen Provinciale Staten: Verkenning van Microsoft Teams als platform voor communicatie en samenwerking, en aanbevelingen voor veilige communicatie en documentbeheer. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
Deel 2: De Weg naar vernieuwing Dit deel richt zich op innovatieve stappen die nodig zijn om de basis verder te versterken en uit te breiden. Het omvat vier projecten:
Project Kunstmatige Intelligentie (AI): Verkenning van AI-toepassingen om de informatievoorziening te verbeteren, zoals themadossiers, zoekfuncties en transcripties. Deze aanbeveling voer je concreet uit.
Project Samenwerking en Expertise-uitwisseling: Aanbevelingen voor versterkte samenwerking met de ambtelijke organisatie Flevoland, andere provincies en gemeenten om kennis en expertise te delen. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
Project Participeren: Verder uitdenken van participatiemogelijkheden en het openstellen van kanalen voor participatie (samenwerking). Zie hoofdstuk 2 volks vertegenwoordigend vanuit burgerperspectief uit “Politiek aan het roer”. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
Project Analyse en Verbetering Stukkenstroom: Aanbevelingen voor het herzien en verbeteren van de stukkenstroom binnen de Provinciale Staten van Flevoland. Deze aanbeveling werk je verder uit in het globale plan van aanpak.
Organisatiebeschrijving De Statengriffie is het ambtelijk apparaat van Provinciale Staten (PS) en treedt op als eerste adviseur. De Statengriffie biedt een breed scala aan ondersteuning. Dit gaat van stukkenstroom tot de inzet van politieke instrumenten, van werkbezoeken tot burger-of stateninitiatieven. Om alle fracties in Provinciale Staten tot hun recht te laten komen, zoekt zij hiertoe steeds ‘Ruimte voor de politiek.’
De Statengriffie wil de Flevolandse Statenleden ondersteunen bij alle werkzaamheden. Dit vraagt niet alleen om kwalitatief hoogwaardige advisering, soms ook onder hoge tijdsdruk, maar ook vraagt ‘Ruimte voor de politiek’ om maximale transparantie, weinig belemmerende regels en optimale kennisdeling. De Statengriffie is in belangrijk mate hiermee ook een informatiemakelaar.
Provinciale Staten hebben te maken met een hoge vergaderdruk welke zich vertaalt in een intensieve informatiestroom. Door de veelheid aan informatie wordt het voor Statenleden en de Flevolandse samenleving steeds moeilijker om grip te houden op de informatiestromen.
Gezien de grote opgaven die bij de provincie voorliggen is de huidige intensiteit van informatiestromen geen incident. Dit vraagt om een structurele investering, door:
continu te werken aan het optimaliseren van de toegankelijkheid van informatie voor Statenleden en de Flevolandse samenleving. Toegankelijke informatie is van essentieel belang en levert een bijdrage aan het politieke debat. Op 13 juli 2022 namen Provinciale Staten een motie over ‘Verlagen werkdruk Statenleden en burgerleden’ aan. Hierin uiten de Staten de wens dat de griffie de informatievoorziening gaat organiseren op een wijze die bijdraagt aan het verlagen van de werkdruk.
Een kwalitatief hoogwaardig openbaar bestuur vraagt om een bijdrage van ons allemaal. Draag jij hieraan bij? Voor deze opdracht werk je als zelfstandige samen met het griffieteam, bestaande uit twee commissiegriffiers, drie statenadviseurs, een regioadviseur, drie griffiemedewerkers, een adjunct-griffier en een Statengriffier. Je levert je diensten als onafhankelijke professional, waarbij je eigen expertise en zelfstandigheid centraal staan.
Gevraagde expertises en competenties Je hebt:
gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen; projectmanagementvaardigheden; goede communicatieve en sociale vaardigheden; ruime kennis van bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke overheid of provinciale overheid en beschikt over goede analytische skills op het gebied van informatievoorziening; de mogelijkheid om buiten de eigen opgave en kaders te denken; deskundigheid op het vakgebied, bent innovatief en experimenteert met nieuwe ontwikkelingen. Vereisten en criteria Er worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, zoals laptops, telefoons en toebehoren. Indien nodig wordt een token verstrekt om in te loggen op de digitale werkomgeving van de provincie. Het maximale uurtarief bedraagt € 120,00 exclusief BTW, inclusief reiskosten voor woon-werkverkeer. Een afgeronde opleiding op HBO-niveau is vereist. Beschikbaarheid zo spoedig mogelijk voor een periode van 6 maanden, met een initiële verlengingsoptie van 6 maanden voor 16 uur per week. Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten) Aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (maximaal 60 punten): Geen aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (0 punten). Tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (30 punten). 5 tot 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (40 punten). 7 tot 10 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (50 punten). Meer dan 10 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiemanagement bij gemeenten en/of provincies (60 punten). Aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (maximaal 40 punten): Geen aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (0 punten). Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (20 punten). Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring in de informatievoorziening van en voor griffies (gemeenten of provincies) en/of gemeenteraden en/of provinciale staten (40 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan het bovengenoemde profiel voldoet.
