Ben jij de verbindende schakel die het Managementteam van Werkorganisatie Druten Wijchen naar een hoger niveau tilt? Als MT-secretaris ben je de drijvende kracht achter complexe processen en strategische besluiten. Met jouw organisatorische talent en bestuurlijke antenne zorg je voor overzicht en voortgang. Klaar om impact te maken? Reageer nu!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Opdracht omschrijving
Als MT-secretaris adviseer en ondersteun je het Managementteam van de Werkorganisatie Druten Wijchen. Jij helpt het MT het komend jaar om de ingewikkelde opgaven, zowel op inhoud als financieel, te organiseren. Je bent het loopvermogen van het MT en een ster in procesmatig organiseren. Je hebt de koers scherp, houdt de regie en agendeert en bereid de benodigde besluiten voor zodat de voortgang in de complexe processen gewaarborgd blijven. Daarbij kun je concreet denken aan het voorbereiden van de MT Agenda, zowel op korte als op lange termijn, het bewaken van de kwaliteit van de stukken en ingewonnen advies hierbij en het monitoren van de gemaakte afspraken. Daarnaast is een belangrijke rol het uitvoeren van interne projecten waarbij jij de projectleider bent. Denk bijvoorbeeld aan het ombuigingsproces in de gemeente Druten en Wijchen waarin we belangrijke financiële besluiten voor de meerjarenbegroting moeten nemen. Of het vervolg in Organisatieontwikkeling waarin belangrijke stappen naar de toekomst moeten worden gezet. Of het implementeren van projectportfoliomanagement waarin we onze inzet op projectmatig- en opgavengericht werken managen? Het coördineren van het ombuigingsproces heeft de eerste prioriteit. Dit doe je natuurlijk niet alleen. De MT leden, die bestaan uit 2 directeuren en gemeentesecretarissen en 5 domeinmanagers werken hierin mee. En natuurlijk worden daarbij ook andere medewerkers uit de organisatie uitvoerig betrokken. Ook hierin, het bij elkaar brengen van (grote) groepen mensen, heb je een grote organiserende en verbindende rol. Bijvoorbeeld in het organiseren van de benodigde bijeenkomsten voor het realiseren van de ombuigingen en de verschillende stappen in organisatieontwikkeling. Als ook in het organiseren van onze halfjaarlijkse MAD sessies (Make A Difference) waarvoor alle collega’s worden uitgenodigd.
Naast de kunst van het procesmatig organiseren is het belangrijk dat je veel (bestuurlijk) gevoel hebt bij strategische, bestuurlijke en organisatie, bedrijfsvoeringsprocessen. Als MT secretaris ben je een logisch eerste aanspreekpunt en sparringspartner voor de directeuren en andere MT leden. Je coördineert de verschillende processen, adviseert het management over de strategische onderwerpen en levert de benodigde input bij inhoudelijke, procedurele en procesmatige vragen. Je overziet het werkveld en de ontwikkelopgave en draagt met jouw goede ideeën actief bij aan het versterken van de directie en het MT.
Verantwoordelijkheden
Je kijkt vooruit, analyseert en vertaalt de vragen en ontwikkelingen naar de praktijk en organiseert wat ervoor nodig is. Een goede en stevige politieke en bestuurlijke antenne is belangrijk in deze functie want je krijgt te maken met verschillende belangen en verwachtingen waarin een stevige sparringpartner nodig is. Als MT-secretaris weet jij de brug te slaan tussen de behoefte van het bestuur, de organisatie, het MT, de teams en de medewerkers. Ook als de belangen tegenstrijdig zijn.
Je bent pro-actief, ondernemend, tactvol en politiek- bestuurlijk gevoelig en kan tegenspel geven als de situatie daarom vraagt. Je hebt een coördinerende rol, voert procesregie en kan verschillende disciplines samenbrengen. Andere belangrijke competenties die wij graag terugzien zijn: analytisch, daadkrachtig, stressbestendig, helicopterview en senioriteit.
Het helpen van het MT om de ingewikkelde opgaven, zowel op inhoud als financieel, te organiseren Het zijn van het loopvermogen van het MT, en het zijn van een ster in procesmatig organiseren Het behouden van de koers en regie, en het voorbereiden en agenderen van de benodigde besluiten Het voorbereiden van de MT-agenda (op korte en lange termijn) Het bewaken van de kwaliteit van de stukken en ingewonnen advies, en het monitoren van gemaakte afspraken Het uitvoeren van interne projecten waarbij jij projectleider bent, zoals het ombuigingsproces (1e prioriteit), organisatieontwikkeling en de implementatie van projectportfoliomanagement Het organiseren van halfjaarlijkse MAD (Make A Difference) sessies Het zijn van aanspreekpunt en sparringspartner voor directeuren en andere MT-leden Vereisten en criteria Beschikbaarheid: De kandidaat is inzetbaar vanaf 6 januari 2025 tot en met 5 januari 2026 voor 32-36 uur per week.De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2x6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. De startdatum van de opdracht kan worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen geen rechten worden ontleend. Overige eisen: U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen. U beschikt over minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol, zoals blijkt uit het CV. U beschikt minimaal over een HBO/universitair diploma. 
