Ben jij de verbindende schakel tussen HR, IT en andere afdelingen die we zoeken? Gemeente Zwolle heeft een uitdagende rol beschikbaar voor een hands-on regievoerder voor IDU en IAM. Met jouw expertise zorg je voor een soepele implementatie en borging van processen. Klaar om Zwolle te versterken? Reageer nu!
Situatie- en opdrachtbeschrijving De opdracht richt zich op de implementatie en borging van In-, Door- en Uitstroom (IDU) en Identity & Access Management (IAM) binnen bijbehorende processen van de Gemeente Zwolle. De hands on regievoerder speelt hierin een verbindende, coördinerende en trekkende (IDU) rol tussen HR, IT en andere betrokken afdelingen.
Het doel is om ervoor te zorgen dat:
IDU en IAM effectief worden ingericht en structureel worden geborgd binnen de organisatie. HR de benodigde input levert op beleidsmatig, procesmatig en uitvoerend niveau, zodat de implementatie goed aansluit op de praktijk. De juiste rollen en verantwoordelijkheden binnen HR worden afgestemd en geïmplementeerd, inclusief de coördinatie en uitvoering van rol mining en de afstemming van functienamen. De overgang van het project naar de reguliere organisatie soepel verloopt, waarbij structurele HR-taken en -verantwoordelijkheden helder zijn en de overdracht van kennis geborgd is. Het IDU-proces wordt geoptimaliseerd en gecontroleerd, waarbij zowel verbeteringen als borging bijdragen aan een efficiëntere en meer betrouwbare werkwijze. De hands on regievoerder is voor IDU projectleider. De hands on regievoerder is voor IAM geen projectleider, maar heeft wel de vaardigheden om te schakelen, verbinden en af te stemmen tussen de behoeften van HR, IT en andere stakeholders. Dit betekent zowel halen als brengen : inzicht krijgen in wat nodig is, dit vertalen naar concrete acties en de uitvoering ervan ondersteunen.
Werkzaamheden en taken - IDU
Uitvoering en opvolging van de IA-rapportage IDU Analyseren van de IA-rapportage met betrekking tot het IDU-proces en nader bepalen welke acties nodig zijn. Bijstellen en uitvoeren van een actieplan op basis van de rapportagebevindingen om IDU-processen te verbeteren en compliant te maken. Terugkoppelen van resultaten aan de relevante stakeholders, zoals HR, IT en Control. Advisering en uitvoering: afstemming tussen IDU en IAM
In kaart brengen welke processen en activiteiten onder IDU blijven vallen en welke worden overgenomen door IAM. Opstellen van een transitieplan voor een soepele overgang van IDU-processen naar IAM. Afstemmen met HR en IT over benodigde aanpassingen in processen en systemen. Adviseren over consequenties van wijzigingen voor medewerkers en leidinggevenden binnen HR en andere afdelingen. Coördinator groepje ‘Control IDU-proces’
Regisseren en coördineren van control-activiteiten binnen het huidige IDU-proces. Uitvoeren en bewaken van steekproeven om de effectiviteit van IDU-processen te toetsen. Bijsturen van de praktijk op basis van bevindingen uit steekproeven en data-analyse. Afstemming en overgang van IDU naar IAM
Samenwerken met het IAM-team om het afbouwen van IDU en de opbouw van IAM goed op elkaar af te stemmen. Bepalen welke IDU-processen geoptimaliseerd en geborgd moeten worden voordat de transitie naar IAM plaatsvindt. Zorgen voor duidelijke procesbeschrijvingen en overdrachtsdocumentatie voor een soepele transitie. Structurele HR-rol in IDU en kennisoverdracht naar lijnorganisatie
Vastleggen van de structurele HR-taken en verantwoordelijkheden binnen het IDU-proces. Uitwerken en implementeren van richtlijnen en werkinstructies voor het beheer van IDU-processen. Overdragen van kennis aan HR-medewerkers door middel van documentatie en trainingen. Monitoren van IDU-processen na de implementatie en voorstellen van verbeteringen waar nodig. Werkzaamheden en taken - IAM
Lid project Organisatiebeschrijving In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen.
In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.
Gevraagde expertises en competenties Analytisch vermogen
Kan snel de samenhang tussen HR-processen, IAM/IDU en IT-systemen doorgronden. Kan problemen en knelpunten signaleren en onderbouwen met data en feiten. Verbindend vermogen
Kan schakelen tussen HR, IT en andere betrokken afdelingen om samenwerking te bevorderen. Kan belangen van verschillende stakeholders samenbrengen en tot gezamenlijke oplossingen komen. Organisatiesensitiviteit
Begrijpt de dynamiek binnen een gemeentelijke organisatie en shared service center. Weet hoe besluiten tot stand komen en hoe veranderingen effectief kunnen worden geïmplementeerd. Coördinatie- en samenwerkingsvaardigheden
Kan processen en control-activiteiten afstemmen en coördineren. Werkt zelfstandig, maar betrekt de juiste mensen op het juiste moment. Resultaatgerichtheid
Houdt het einddoel voor ogen en zorgt voor concrete acties en oplossingen. Kan doorpakken bij weerstand en zorgen dat afgesproken taken worden uitgevoerd. Communicatieve vaardigheden
Kan complexe materie begrijpelijk maken voor HR-professionals en andere betrokkenen. Kan effectief rapporteren, adviseren en kennis overdragen. Zelfstandigheid en proactieve houding
Signaleert kansen en knelpunten en komt zelf met verbetervoorstellen. Werkt zelfstandig aan de opdracht, maar zoekt tijdig afstemming waar nodig. Procesmatig en gestructureerd werken
Kan werken volgens een planmatige aanpak en procesmatig denken. Kan structuur aanbrengen in taken en werkwijzen, zowel voor zichzelf als voor de organisatie. Deze worden getoetst tijdens het gesprek. In aanvulling op informatie die uit het cv wordt gehaald.
Vereisten en criteria Afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau; Werkervaring met implementatie en optimalisatie van HR-processen en In-, Door en Uitstroom (IDU) en Identity en Access Management (IAM) (benoem dit expliciet in het cv); Kennis van en werkervaring met gemeentelijke software systemen zoals Beaufort/Youforce, Topdesk en HR-controleprocessen (beschrijf separaat en beknopt in de motivatie een voorbeeld van de werkwijze van gemeenten en shared service centers en hoe HR en IT daar samenkomen); Afgeronde opleiding op hbo-bachelor niveau richting Human Resource en/of IT; Werkervaring met projectmatig werken om verbinding te creëren tussen HR, IT en andere afdelingen in een verandertraject (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie); Werkervaring met projectmatig werken om verbinding te creëren tussen HR, IT en andere afdelingen in een verandertraject binnen een gemeente (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie); Kennis van en werkervaring met "role mining" en functiebeheer binnen HR-processen (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie waarin zowel IAM als IDU een rol spelen); Werkervaring met het begeleiden van transities van projectfase naar reguliere organisatie (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in de motivatie); Werkervaring met procesoptimalisatie en control binnen HR (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld); Beschikbaar per maandag 14 april 2025 en eens in de twee weken op donderdagochtend voor afstemmingsoverleg; 
