Situatie- en opdrachtbeschrijving Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van het team dienstverlening.
Een team met verschillende disciplines o.a.
Burgerzaken Bestuurssecretariaat & communicatie Je bent samen met nog 4 andere collega’s, onderdeel van het team bestuurssecretariaat.
De afdeling is dienstverlenend en ondersteunend aan de wethouders, burgemeester en het management. De werkzaamheden bestaan uit:
Beheren van telefoon, emailboxen en agenda’s van de drie wethouders Contactpersoon voor in- en externe relaties Agenda overleggen Coördinerende bestuurszaken zoals planning van de raad, afhandelen technische vragen en verwerken moties/toezeggingen raad Representatieve werkzaamheden Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (Djuma/iBabs) Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines Meedenken in processen en projecten met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang Bewaken van werkprocessen en aanlevertijden Dit ben jij:
Je weet hoe je moet omgaan met verschillende karaktereigenschappen en hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen.
Daarnaast ben je positief ingesteld en bent een teamspeler met een gezonde dosis humor!
Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing.
Deze zijn separaat bijgevoegd.
Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings) voorwaarden is uitgesloten.
